スムーズに事務所移転を行う方法を解説

業務拡張のためや入居ビルの老朽化などの理由で、事務所移転を計画したり余儀なくされたりする場面が出てくるでしょう。物件を探す、契約や解約、引っ越し業者の手配など、新しい環境に移転するまでに沢山のやるべきことが発生します。現事務所での通常作業に支障をきたさず新事務所へスムーズな移転作業ができるように、事務所移転作業の担当者は綿密な計画を練る必要があります。業者に依頼することと自分達で作業しなければならないこと、両方に抜け落ちがないように計画と手配をしてください。アナログな方法ですが、すべてのスケジュールが一目瞭然になるように一枚の紙にまとめると、全体の管理がしやすく目が行き届きやすくなります。スタッフや業務への負担軽減、事務所移転の作業効率化に一役買ってくれることでしょう。

事務所移転にまつわる無駄を出来るだけなくす

業務をストップすることなく事務所移転をおこなわないといけないわけですから、当然現事務所と新事務所の入居契約は少しの間重複してしまいます。事務所移転をきちんと完了させるには必要経費部分ですが、出来るだけ重複させる期間は最小限にとどめたいところです。移転が決まったら、新事務所での業務開始日から逆算して無駄や負担のない事務所移転計画を立てましょう。各スタッフがおこなう個人レベルの作業、担当者の采配でおこなわなければいけない作業、会社の決済が必要な大がかりな部分、各ポジションで分担できることとやるべきことをしっかりと精査し移転準備に取り掛かることで、出費や時間のロスをなくすことができます。担当者は大変ですが、思わぬことや些細なことで移転業務がストップすることがないようにして下さい。

やるべきことが多すぎる事務所移転は移転代行業者に任せる方法もある

どう立ち回っても担当者の負担が大きすぎたり、急な事務所移転を余儀なくされる場合は、思い切って移転専門の業者にお願いする方法があります。電話工事や原状回復工事に事務所のレイアウトなど、各種手続きや煩わしい手配作業から解放してくれる強い味方です。事務所移転に関する業務窓口が一本化され、移転に関するノウハウを持ったプロが手厚くサポートしてくれますので、スムーズに移転することが可能です。会社の規模が大きくなればなるほど手間の掛かる事務所移転。事務所移転を複数回経験している人は早々いないでしょうから、わからないことだらけの事務所移転なら、思い切って業者に任せることがベストな移転方法かもしれませんね。少ない作業量で無駄のない移転をおこない、ストレスなく新しい環境で業務をおこないたいものです。